1.應用概述

1.1 管理理念

協(xié)同行政管理應用包含了單位、企業(yè)對行政事務(wù)的基本管理，其主旨在于解決單位、企業(yè)購買(mǎi)后只經(jīng)過(guò)組織架構的設置與流程的配置即可實(shí)現快速實(shí)現行政管理的信息化。

1.2 適用范圍

協(xié)同行政管理應用實(shí)現了比較標準化的物品借用歸還的管理流程，同時(shí)可以針對使用場(chǎng)景進(jìn)行調整，擴展性、靈活性強，可適用于通過(guò)全員參與、全過(guò)程管理的協(xié)同思想實(shí)現行政管理信息化的單位、企業(yè)。管理者可輕松地管控各類(lèi)辦公耗品、資料、圖書(shū)的使用情況，使企業(yè)物品更能合理化的使用，借用責任清晰。

1.3 使用對象

協(xié)同行政管理應用的主管部門(mén)通常為行政管理部門(mén)，管理辦公耗品、圖書(shū)、證件資料的信息，管理行政相關(guān)事務(wù)和報表，各項審批流程和應用事務(wù)授權等內容。

使用群體為單位、企業(yè)內的全體員工，非行政管理人員的員工限于個(gè)人所借閱的圖書(shū)、資料的相關(guān)信息數據的查閱和有關(guān)工作事務(wù)（如辦公耗品領(lǐng)用、出差、請示等）的提交與申請；行政管理員工則根據授權查閱相關(guān)數據和報表；高層管理的員工則根據授權查閱職權范圍內的報表。

2.應用特色

協(xié)同行政管理應用具備的特色如下。

(1) 單位內所有人員均可分配帳號并參與使用，具備良好的群眾基礎；如此參與管理的人員更多，管理所需的數據來(lái)源更廣泛，為積累管理的大數據打下了堅實(shí)的基礎，為提升單位管理水平提供了良好的保障。

(2) 應用中的內容均同時(shí)支持電腦端（推薦使用IE11和新版本Chrome）和移動(dòng)端（M3），包括各種業(yè)務(wù)單據、報表和門(mén)戶(hù)。注意：為方便使用，移動(dòng)端的部分內容會(huì )相對簡(jiǎn)單，部分審批節點(diǎn)必須在電腦端處理。

(3) 所有審批流程均可以根據單位的實(shí)際情況進(jìn)行編輯，充分貫徹單位內部的管理權責；并且智能的審批流程在大大提高工作效率的同時(shí)使得管理的痕跡鏈條完整，方便審計監察的同時(shí)也能夠進(jìn)行責任追究。

(4) 信息數據隨審批流程而自動(dòng)存儲記錄，在避免二次錄入提高效率的同時(shí)確保了數據的合法有效、真實(shí)準確。

(5) 操作智能簡(jiǎn)便，界面可快速調整，學(xué)習與培訓成本低廉，短時(shí)間內即可上手使用，快速地實(shí)現管理的信息化。

(6) 工作銜接優(yōu)化整合，可以通過(guò)系統發(fā)出提醒、預警等消息告知相關(guān)人員，可以自動(dòng)推送工作流程到相關(guān)人員的桌面，如此能夠很好地避免工作事務(wù)因為遺忘而延誤，避免工作事務(wù)因為銜接不力而斷檔。

(7) 除了應用內置的部分報表以外，用戶(hù)可以根據系統存儲的數據信息，方便地自行定義符合單位管理所需的相關(guān)查詢(xún)統計報表，方便管理人員隨時(shí)獲知信息的同時(shí)也便于其管理決策。

(8) 用戶(hù)可快速地調整應用菜單名稱(chēng)，可對應用內容進(jìn)行統一、批量化授權。

3.應用功能

協(xié)同行政管理應用包含5個(gè)模塊，如下圖所示。

其中藍色標注的內容均具有審閱或審批流程，均可自行設置；報表只列出了部分內容。

行政管理應用中部分事務(wù)流轉關(guān)系如下圖所示

3.1 圖書(shū)管理

3.1.1 圖書(shū)信息

存儲圖書(shū)的信息，包括書(shū)籍信息（書(shū)名、作者、自編號等）、管理信息（購入數量、可借閱數量、已借出數量等）。

l 支持圖書(shū)管理人員直接新增、修改圖書(shū)的基本信息和管理信息；

l 支持根據圖書(shū)的購入數量與遺失損壞數量自動(dòng)更新圖書(shū)狀態(tài)；

l 支持根據圖書(shū)的可借閱數量、是否允許借閱自動(dòng)更新圖書(shū)的借閱狀態(tài)。

3.1.2 查閱圖書(shū)

供員工查看單位、企業(yè)的圖書(shū)庫，以查找圖書(shū)。

3.1.3 圖書(shū)借閱

員工可借閱在借閱范圍內的且狀態(tài)為“可借閱”的圖書(shū)，由圖書(shū)管理人員確認借閱與否、借出時(shí)間等信息。

l 支持從圖書(shū)信息批量讀取圖書(shū)的相關(guān)信息，系統自動(dòng)過(guò)濾出能借閱的圖書(shū)記錄；

l 支持借閱圖書(shū)后存儲圖書(shū)借閱信息，對已借閱的圖書(shū)進(jìn)行管理。

3.1.4 圖書(shū)續借

員工在圖書(shū)歸還時(shí)間即將到期前進(jìn)行申請續借。

l 支持圖書(shū)續借流程結束后，自動(dòng)更新圖書(shū)的應歸還時(shí)間。

3.1.5 圖書(shū)歸還

員工借閱時(shí)間到期前歸還借閱的圖書(shū)。

l 支持圖書(shū)歸還流程結束后存儲歸還的信息，自動(dòng)更新圖書(shū)的可借閱數量。

l 支持歸還超期時(shí)，圖書(shū)管理人員根據單位、企業(yè)的規定確認是否要求借閱人支付超期懲罰金。

3.1.6 圖書(shū)損壞遺失處理

員工借閱期間圖書(shū)損壞或遺失后，申請對損壞或遺失進(jìn)行處理。

l 支持讀取員工已借閱圖書(shū)的信息。

l 支持圖書(shū)損壞遺失處理流程結束后，存儲圖書(shū)的遺失損壞數量，同時(shí)自動(dòng)更新圖書(shū)的可借閱數量。

3.1.7 圖書(shū)借閱情況

供員工圖書(shū)管理員查看圖書(shū)的借閱情況，便于圖書(shū)解決的管理。

l 支持圖書(shū)應歸還時(shí)間臨近（默認提前3個(gè)自然日）時(shí)，向借用人發(fā)送圖書(shū)借用即將到期需要歸還的消息提醒。

3.1.8 本人借閱圖書(shū)

供員工本人查看本人當前所借閱的圖書(shū)。

3.2 耗品管理

3.2.1 辦公耗品信息

存儲辦公耗品的信息，包括基礎信息（耗品名稱(chēng)、耗品類(lèi)別、計量單位等）、領(lǐng)用情況（當前庫存、領(lǐng)用總數、領(lǐng)用次數等）、購買(mǎi)情況（購買(mǎi)總數、購買(mǎi)次數、購買(mǎi)總價(jià)等）。辦公耗品管理人員可通過(guò)購買(mǎi)情況快速掌握辦公耗品的市場(chǎng)行情和內部需求。

l 支持庫存數量偏低（默認數量小于10）時(shí)，向辦公耗品管理人員發(fā)送低庫存預警消息。

3.2.2 辦公耗品申購

在辦公耗品數量不敷使用時(shí)，員工或耗品管理人申請購買(mǎi)，購買(mǎi)完成后入庫，入庫后的辦公耗品供相應人員領(lǐng)用。

l 支持從辦公耗品信息庫中選擇辦公耗品的信息；

l 支持辦公耗品申購流程結束后存儲購買(mǎi)數量（即入庫），自動(dòng)更新辦公耗品的購買(mǎi)次數、購買(mǎi)總價(jià)，并根據既往的購買(mǎi)價(jià)格更新購買(mǎi)低價(jià)和高價(jià)。

3.2.3 辦公耗品領(lǐng)用

員工在辦公需要時(shí)申請領(lǐng)用辦公耗品。

l 支持申請領(lǐng)用的辦公耗品數量超過(guò)庫存數量時(shí)，提醒申請人并阻止流程發(fā)起；

l 支持申請人申請后預提出需領(lǐng)用的數量并更新可領(lǐng)用數量；

l 支持領(lǐng)用流程結束后更新辦公耗品的領(lǐng)用總數、領(lǐng)用次數，更新庫存數量和可領(lǐng)用數量。

3.3 資料管理

3.3.1 資料信息

存儲單位的各種證照、資料的信息，包括基礎信息（資料名稱(chēng)、使用狀態(tài)、資料類(lèi)別等）、管理信息（所有人、管理部門(mén)、管理人等）、借用/提取記錄（借用人、借出日期、應歸還日期等）。

l 支持資料應歸還時(shí)間臨近時(shí)（默認提前3個(gè)自然日），向借用人發(fā)送資料借用即將到期需要歸還的消息提醒。

l 支持根據資料的使用類(lèi)型、借用與提取情況自動(dòng)更新資料的使用狀態(tài)。

注意：當相同的資料存在不同的個(gè)體實(shí)物（如合同的多副本）時(shí)，須分開(kāi)錄入資料的信息。

3.3.2 資料借用或提取

在工作需要（如單位評級、投標等）使用單位的證件、資料時(shí)，員工可申請資料的借用或提取，提取的資料（如資料的副本原件等）可不用歸還。

l 支持從資料信息庫中讀取資料的信息，系統自動(dòng)過(guò)濾出能借用或能提取的記錄；

l 支持資料借用或提取流程結束后，勾選需用印時(shí)，自動(dòng)發(fā)起印章使用流程給印章管理人員；

l 支持流程審批完成后，自動(dòng)存儲資料借用或借閱的人員和日期。

3.3.3 資料歸還

使用完畢后，借用的資料需歸還。

l 支持流程審批完成后，清空資料借用信息，隨之資料狀態(tài)也相應發(fā)生改變。

3.4 日常事務(wù)

3.4.1 出差

員工在工作需要出差時(shí)發(fā)起申請，出差結束后，由本人或考勤人員填寫(xiě)實(shí)際出差情況，以便核算出差的費用。

l 支持選擇出差同行人員，并知會(huì )同行人員出差事宜。

l 支持出差結束后，由本人或考勤人員填寫(xiě)實(shí)際出差情況并加以確認。

3.4.2 文件審批與呈遞

用于員工呈遞文件或進(jìn)行文件的審批，經(jīng)辦人可根據事務(wù)的重要程度結合單位的權責體系選擇終的審批人，選擇需要審批中需要呈遞文件的人員以及需要會(huì )簽參與審批的人員。注意：文件審批與呈遞基本可以替代自由協(xié)同的功能，其審批流程更嚴謹，更容易追溯審批的權責。

l 支持經(jīng)辦人根據文件的重要程度選擇終審批人、呈遞人員；

l 支持呈遞文件時(shí)不用審批直接傳遞給需要呈遞的人員；

l 支持會(huì )簽審批人員分3組，且每一組的人員全部審批完成后才進(jìn)入下一組，方便按權責遞進(jìn)審批。

3.4.3 請示

用于員工向上級請示工作事務(wù)，經(jīng)辦人可根據事務(wù)的重要程度結合單位的權責體系選擇終的審批人，選擇需要呈遞的人員以及需要會(huì )簽審批的人員。

l 支持經(jīng)辦人根據事務(wù)的重要程度選擇終審批人、呈遞人員；

3.4.4 印章使用

用于員工申請印章的使用，凡在流程結束后需要進(jìn)行印章使用的，均可以由系統自動(dòng)發(fā)起印章使用流程。

l 支持單次申請多個(gè)印章的使用，支持不同的印章管理員記錄印章的實(shí)際使用情況；

l 支持由其他審批流程自動(dòng)發(fā)起印章使用流程時(shí)，可簡(jiǎn)化審批，直接送達印章管理人員處。

3.5 行政報表

3.5.1 查詢(xún)報表

內置的查詢(xún)報表及其功能如下，均可根據實(shí)際需要調整修改。

① 查詢(xún)損壞遺失圖書(shū)記錄：列表查看已報損壞、遺失的圖書(shū)，默認點(diǎn)擊后可查看相應詳情。

② 查詢(xún)印章使用記錄：列表查看各印章的使用情況，默認點(diǎn)擊后可查看相應詳情。

③ 查詢(xún)請示記錄：列表查看請示的主要信息，默認點(diǎn)擊后可查看相應詳情。

3.5.2 統計報表

內置的統計報表及其功能如下，均可根據實(shí)際需要調整修改。

① 各部門(mén)耗品領(lǐng)用情況：按部門(mén)統計辦公耗品的領(lǐng)用數量，默認顯示統計列表。

② 各類(lèi)耗品庫存情況：按耗品類(lèi)別統計辦公耗品數量，默認顯示餅圖。

③ 資料借用情況：按資料類(lèi)別統計資料的借用次數，默認顯示柱狀圖。

④ 辦公耗品購買(mǎi)價(jià)格情況：統計各辦公耗品購買(mǎi)的低價(jià)、低價(jià)、平均價(jià)，默認顯示統計列表。

4.操作說(shuō)明

協(xié)同行政管理應用按照所見(jiàn)所得的扁平化風(fēng)格制作，提供了在線(xiàn)的使用操作說(shuō)明。

在電腦端使用應用時(shí)，點(diǎn)擊頁(yè)面中右上角的問(wèn)號圖標，均可進(jìn)入對應內容的在線(xiàn)幫助頁(yè)面（在線(xiàn)幫助內容會(huì )不定期更新）。

5.服務(wù)說(shuō)明

協(xié)同行政管理應用除了進(jìn)行權限和流程的配置以滿(mǎn)足用戶(hù)管理需求外，還支持個(gè)性化的調整。致遠應用工廠(chǎng)針對個(gè)性化的需求，提供多樣的定制服務(wù)（含付費定制），包括如下內容。

(1)個(gè)性化管理的實(shí)現，包含且不限于如下內容。

l 增加個(gè)性化管理所屬的控件或字段；

l 增加特定的頁(yè)面視圖；

l 增加特定的操作權限和復雜的審批流程；

l 增加特定的統計報表與業(yè)務(wù)門(mén)戶(hù)；

l 在標準產(chǎn)品外增加流程表單；

l 在標準產(chǎn)品外增加數據底表及相應的業(yè)務(wù)關(guān)系。

(2)應用數據的更好展示或使用界面的更加美觀(guān)，包含且不限于如下內容。

l 表單模板（含電腦端和移動(dòng)端）；

l 統計圖模板（含電腦端和移動(dòng)端）；

l 數據記錄顯示模板（含電腦端和移動(dòng)端）；

l 業(yè)務(wù)門(mén)戶(hù)模板（含電腦端和移動(dòng)端）。

聯(lián)系相關(guān)定制服務(wù)請訪(fǎng)問(wèn)mall.seeyon.com，您可以直接點(diǎn)擊這里或通過(guò)移動(dòng)端掃描下方二維碼填寫(xiě)定制需求。本簡(jiǎn)介將不定期更新，恕不另行告知。參看新的功能簡(jiǎn)介與說(shuō)明請點(diǎn)擊這里。