OA辦公軟件的使用率可以作為提升辦公效率的方式之一，良好的辦公效率是實(shí)現OA目標和作用的必要保障，OA辦公軟件的根本目標是提升中小企業(yè)內部協(xié)同的效率，OA是企業(yè)信息化和數字化轉型升級不可缺少的部分，降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理成本。

1、OA功能與需求的保障

一些企業(yè)用戶(hù)在OA需求和規劃時(shí)，往往只有一個(gè)淺顯的概念，對于應用OA辦公軟件要到達什么樣的目標效果，以及如何規劃沒(méi)有具體的落實(shí)，這些將會(huì )影響到OA辦公軟件的作用和實(shí)用性，進(jìn)而會(huì )影響工作使用時(shí)的效果。

若是OA系統沒(méi)有結合公司自身的實(shí)際需要，導致OA的模塊應用始終停留在表面，在后續OA系統在使用中發(fā)揮“可有可無(wú)”作用。

2、OA軟件產(chǎn)品的保障

OA辦公軟件在功能需求上要結合企業(yè)自身的實(shí)際需求， 模塊功能使用簡(jiǎn)單、便捷，從而讓員工更容易熟悉和接受，有利于提升工作效率。中小企業(yè)OA需求的多樣性，良好的擴展性、容易維護是產(chǎn)品技術(shù)層面上的保障，反之服務(wù)代價(jià)高無(wú)法通過(guò)其他方式彌補，避讓影響軟件的正常使用和推廣。

3、OA與企業(yè)管理制度相結合的保障

很多中小企業(yè)缺乏相應的制度保障，也是導致造成OA辦公軟件使用率低下的重要原因之一，OA辦公軟件作為管理軟件必須和企業(yè)日常的管理制度緊密結合。不同部門(mén)的需求和出發(fā)點(diǎn)也不同，會(huì )有各種問(wèn)題和不同意見(jiàn)，因此制度保障和執行力到位尤為關(guān)鍵，需要做到以下幾點(diǎn)：

（1）OA軟件和企業(yè)日常管理的結合

如：企業(yè)內部的財務(wù)管理制度（報銷(xiāo)、款項支付等），人事管理制度（入職、離職等）、考勤管理制度（遲到、早退等）等，都可以在OA中落實(shí)，真正做到OA與企業(yè)管理的緊密結合，構建高效協(xié)同協(xié)作的管理平臺。

（2）建立OA內部的運行管理制度

OA辦公軟件在企業(yè)內部使用初期， 必然后遇到各種人為的阻力和困難，為了保證后續在OA系統的高效使用，企業(yè)需要有相關(guān)的制度作為保證。

（3）OA內部推廣過(guò)程中的執行力到位

在具體的使用中，可能會(huì )出現各種不同的反對意見(jiàn)，當反對的意見(jiàn)到一定程度時(shí)，企業(yè)負責人便會(huì )對OA軟件作用產(chǎn)生質(zhì)疑，從而邊緣化，甚至是被擱置，因此使用初期就形成良好的日常制度管理。

4、通過(guò)手機OA移動(dòng)辦公提升使用率

手機OA辦公目前更容易被中小企業(yè)用戶(hù)所接受，可以讓企業(yè)內部的各類(lèi)信息及時(shí)的送達，真正實(shí)現高效的協(xié)同與協(xié)作，這些提升OA辦公軟件使用率的有利條件。移動(dòng)端的方式更適合經(jīng)常外出的企業(yè)負責人和無(wú)法固定辦公的人員，將移動(dòng)+PC一體化協(xié)同辦公的組合效應，進(jìn)一步提升了中小OA辦公軟件的辦公效果。