文件的編制過(guò)程不應該是對現有活動(dòng)的寫(xiě)實(shí)，而應該成為一次增值的活動(dòng)。
為了實(shí)現高增值的目標，需要創(chuàng )造性的勞動(dòng)，需要在文件編制時(shí)遵循以下重要的原則和原理。
1. 符合性質(zhì)量管理體系文件必須具有以下兩個(gè)符合性：① 符合企業(yè)的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標質(zhì)量方針和目標不應停留在口頭上，而應確保其實(shí)現，只有這樣才能確保企業(yè)在市場(chǎng)競爭中占據有利的位置，不斷增強競爭實(shí)力。
應根據質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的要求，施加具有施加具有相應的控制力度的措施。
有些體系不能保證質(zhì)量方針、目標的實(shí)現，就是不符合要求的。
如有的企業(yè)提出的顧客滿(mǎn)意度要達到****，但卻無(wú)評價(jià)顧客滿(mǎn)意與否的標準和方法。
② 符合質(zhì)量管理體系標準的要求這是對質(zhì)量管理體系的基本要求，而不是全部要求。
具有這兩個(gè)符合性，也是對質(zhì)量管理體系的基本要求。
2. 創(chuàng )新性① 創(chuàng )新思維是持續改進(jìn)的源泉要提倡創(chuàng )新，在質(zhì)量管理體系中營(yíng)造有利于創(chuàng )新的氛圍，要鼓勵那些立足于企業(yè)，在在管理方法和手段上不斷創(chuàng )新的人。
用新的更好的方法和手段去代替原有的方法和手段，才回不斷的實(shí)現質(zhì)量改進(jìn)。
② 創(chuàng )新會(huì )帶來(lái)效益只有創(chuàng )新，才可能取得突破性進(jìn)展，帶來(lái)巨大的效益。
管理創(chuàng )新往往帶來(lái)質(zhì)的飛躍，在質(zhì)量管理發(fā)展史上，每一次重大的創(chuàng )新和變革都會(huì )帶來(lái)顯著(zhù)的效益，如：統計質(zhì)量控制(SQC)明顯減少了廢品；準時(shí)管理（JIT）改變了傳統的庫存概念；精益管理方式向一切浪費宣戰。
③ 創(chuàng )新的范圍創(chuàng )新不只是限于新產(chǎn)品、新技術(shù)、新工藝、新材料等方面，在質(zhì)量管理體系的持續改進(jìn)中，還要不斷的強調管理的創(chuàng )新，以強化企業(yè)在市場(chǎng)中的競爭力，使顧客更為滿(mǎn)意。
3、確定性在描述任何質(zhì)量活動(dòng)過(guò)程時(shí)，都必須使其具有確定性。
即必須明確規定何時(shí)、何地、做什么、由誰(shuí)來(lái)做、依據什么文件、怎么做及應保留什么記錄等，排除人為的隨意性。
只有這樣才能保證過(guò)程的一致性，才能保證過(guò)程質(zhì)量和工作質(zhì)量的穩定性。
例如：有的企業(yè)在編制檢驗作業(yè)指導書(shū)（或稱(chēng)檢驗文件）時(shí)未明確檢驗取樣部位、測量部位和方向，使檢驗人員在檢驗時(shí)有相當大的隨意性，致使檢驗結果的正確性不可靠。
4、相容性各種質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件之間，應保持良好的相容性，即不僅要協(xié)調一致不產(chǎn)生矛盾，而且要各自為實(shí)現總目標承擔相應的任務(wù)。
從質(zhì)量策劃開(kāi)始，就應該考慮保持文件的相容性。
如：有的企業(yè)在設計輸出中明確規定對質(zhì)量特性的要求，而在相應的工藝文件中未能全部覆蓋全部質(zhì)量特性的要求，或無(wú)法驗證這些要求是否達到。
在這里，設計文件、工藝文件、檢驗文件之間就存在不相容的問(wèn)題。
5、可操作性質(zhì)量管理體系文件必須符合企業(yè)的客觀(guān)實(shí)際，具有可操作性。
這是文件得到有效貫徹落實(shí)的重要前提。
因此，編寫(xiě)人員應該深入實(shí)際進(jìn)行調查研究，使用人員應該及時(shí)反映使用中存在的問(wèn)題，力求盡快改進(jìn)和完善，確保文件可操作且行之有效。
當文件確實(shí)難以操作，而又未能及時(shí)發(fā)現問(wèn)題時(shí)，首先是編寫(xiě)人員的責任、其次使用人員也負有未及時(shí)反饋消息的責任。
質(zhì)量管理體系文件的可操作性要通過(guò)落實(shí)職責來(lái)保證。
6、系統性質(zhì)量管理體系應該是一個(gè)由組織結構、程序、過(guò)程和資源構成的有機的整體，但在質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)的過(guò)程中，由于過(guò)程、要素及部門(mén)人員的分工不同、側重點(diǎn)不同及其局限性，較難保持全局的系統性。
因此，應該站在系統的高度，著(zhù)重分厘清每個(gè)程序在組織中的作用，其輸入、輸出與其他程序間的界面和接口，并施以有效的反饋控制。
此外，文件間的支撐關(guān)系必須清晰：質(zhì)量管理體系程序文件要支撐品質(zhì)手冊、即對質(zhì)量手冊提出的各種管理要求都應作出各種具體的交待、有控制的安排；作業(yè)指導書(shū)應該支撐程序文件。
系統管理要求分清文件的層次，保證每個(gè)文件的唯一性，加強系統協(xié)調，改善系統的綜合性并實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。